Những sai lầm nên tránh trong email thương mại

Mỗi ngày trôi qua, lại có không ít doanh nghiệp bỏ qua nhiều cơ hội bán hàng thành công, vô số những cuộc gặp gỡ và sự kiện đón nhận một tỷ lệ hồi âm thấp hơn rất nhiều so với mong đợi, cũng như rất nhiều công sức, thời giờ và chi phí bỏ ra đổi lấy một thành quả kinh doanh nhỏ nhoi.

Lý do là gì? Bởi lẽ không ít cá nhân viết nên những email thương mại, đăng thông cáo báo chí, thư bán hàng trực tiếp, bài viết trên website… bỏ mất những thông tin quan trọng mà chính họ ngỡ rằng khách hàng đã nắm bắt. Hãy nghĩ đến một khách hàng từng lắng nghe về một sản phẩm bạn bày bán hoặc một sự kiện bạn sắp tổ chức, cảm thấy rất hứng thú và muốn mua hoặc tham gia, song cuối cùng lại không thể hoàn thành ý định ấy chỉ vì không nắm bắt rõ làm thế nào để họ mua hàng hoặc dịch vụ từ bạn. Nguyên do có lẽ vì quá trình mua bán quá phức tạp, hoặc đơn giản vì lỗi kỹ thuật từ phía người bán. Nghe khá buồn cười song đấy là thực tế diễn ra hằng ngày! Và đâu là cảm nhận của người khách hàng khi tình huống ấy xảy đến? Thất vọng, tức giận hay thậm chí mất đi sự tín nhiệm vào thương hiệu của bạn? Không quá khó để trả lời câu hỏi này và càng ý nghĩa hơn khi bạn có thể khắc phục những sai lầm thường mắc phải trong việc trao đổi email với khách hàng: Cho rằng khách hàng nắm bắt mọi chi tiết về lời chào hàng của bạn. Sự ngộ nhận tồi tệ nhất của một chuyên viên bán hàng chính là ngỡ rằng khách hàng của họ sẽ đọc tất thảy mọi email họ gửi đi, mở xem mọi tin nhắn di động, thư trực tiếp hay nhớ mọi chi tiết trao đổi trong lần gặp gỡ trước đó không lâu. Khách hàng có quyền quên đi những thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ dù bạn trình bày cùng họ chi tiết đến đâu chăng nữa. Có lẽ, chính bạn cũng từng nhận đọc một số email nhắc nhở bạn mua sản phẩm ABC hay tham gia sự kiện XYZ, nhưng lại quên đính kèm nơi bán hàng hay địa chỉ sự kiện dù thông tin chi tiết đã được trao đổi trước đó qua điện thoại hay đề cập trong email cũ. Trừ phi người đọc thật sự hứng thú với sản phẩm hay dịch vụ bạn kinh doanh sẽ sẵn sàng thực hiện công việc tìm hiểu, gọi điện thoại đến bạn để hỏi thăm thông tin, còn phần lớn những người khác sẽ xóa ngay email ấy. Biện pháp chỉnh sửa: Cho rằng khách hàng rất hay quên. Vì thế, mỗi một email thông tin đến khách hàng luôn cần thiết đính kèm những mẫu thông tin quan trọng về sản phẩm, cuộc hẹn gặp hoặc sự kiện, thậm chí nêu bật những lợi ích mà người đọc sẽ có được từ đó. Quan trọng hơn, hãy ra cụ thể bước tiếp theo họ nên làm gì. Đường truyền “chết” sẽ tiêu diệt cơ hội mua bán. Một trong những sự khinh suất cần tránh nhất là những đường truyền đính trong email gửi khách hàng. Đấy có thể là những đường link “chết” hoặc dẫn khách hàng đến một điểm đến không chính xác. Đã bao nhiêu lần bạn nhấp chuột vào một đường link để tìm hiểu thêm thông tin về một sản phẩm hoặc dịch vụ, song nó lại đưa đến trang chủ doanh nghiệp, thay vì sản phẩm bạn tìm, thế là công việc tìm kiếm lại phải tự thực hiện? Một sai lầm không đáng ấy sẽ tạo cảm giác khó chịu nơi người xem, không ngoại trừ khả năng bạn mất trắng một cơ hội bán hàng dù đã nỗ lực đưa khách hàng chạm đến website của doanh nghiệp. Biện pháp chỉnh sửa: Đừng bao giờ tưởng rằng các đường truyền của bạn luôn hoạt động hiệu quả bất cứ lúc nào. Luôn kiểm tra chúng trước khi gửi email đi và kiểm tra chúng ít nhất mỗi tuần một lần nhằm đảm bảo mọi thứ đang hoạt động tốt. Ngoài ra, cũng chắc chắn rằng đường truyền kia sẽ dẫn dắt người đọc đến chính xác nơi chứa đựng các thông tin họ muốn đọc. Hoặc tạo ra một cảm giác dễ chịu không chút tì vết, hoặc bằng một cú nhấp chuột, người khách hàng thiếu kiên nhẫn kia sẽ thoát khỏi website của bạn. Tiêu đề email đã đủ sức lôi cuốn? Một yếu tố khác “giết chết” cơ hội bán hàng của bạn chính là không đưa ra bất kỳ một sự gợi ý nào về nội dung của email ngay trên dòng tiêu đề. Hành động thường có của một cá nhân đối diện với hàng tá email trong hộp thư điện tử, cùng với sự hạn chế về thời gian và lòng kiên nhẫn, chính là xóa bỏ mọi thứ không nằm trong tầm quan tâm của họ. Thật sai lầm khi cho rằng người đọc sẵn sàng mở đọc các thư điện tử mà chẳng cần biết trước nó chứa đựng nội dung gì. Biện pháp chỉnh sửa: Kể khách hàng nghe về nội dung sẽ trình bày. Dòng tiêu đề nên giúp người đọc hiểu rõ và khái quát những gì họ sắp tìm thấy trong email. Thông thường, một lá thư cần thỏa mãn các câu hỏi về ai, việc gì, khi nào, ở đâu và vì sao trong khi dòng tiêu đề cần phản ánh những yếu tố ấy càng nhiều càng tốt. Nếu bạn có thể giúp người đọc biết được những gì họ có thể kỳ vọng tìm thấy trong đó, những ai thích thú nhất định sẽ mở đọc. Thực tế, không ít các doanh nghiệp chủ động sử dụng các dòng tựa đề vô cùng bắt mắt với hy vọng dấy lên sự tò mò, trừ phi bạn nghĩ rằng đấy là thông tin thật sự cuốn hút, sẽ không hề ngạc nhiên khi số người mở email là rất thấp. Theo Doanh Nhân Sài Gòn